Hibe başvurusu nasıl yapılır? Adım adım süreç

Hibe başvurusu bir form doldurma işi değildir. Bir çağrı metni yayımlanır, o metin neyi desteklediğini ve kimi desteklemediğini yazar, siz de projenizi o metnin diliyle anlatırsınız. Değerlendirmede kaybedilen puanların çoğu proje kötü olduğu için değil, cevap çağrının sorduğu soruya verilmediği için kaybedilir.

Süreç tek bakışta

Süreler ortalamadır. Çağrıya özgü takvim her zaman çağrı metninde yazar.

1. Uygunluk taraması

Başvuru yapmadan önce cevaplanması gereken üç soru var:

• Kim başvurabilir? İşletme ölçeği, faaliyet süresi, NACE kodu, ortaklık yapısı.
• Ne desteklenir? Makine, yazılım, personel, tanıtım, danışmanlık, test ve belgelendirme kalemlerinden hangileri.
• Nerede geçerli? Bazı programlar yalnızca belirli iller, bölgeler ya da OSB içi yatırımlar için açıktır.

Bu üç soruya "hayır" gelen bir yer varsa dosya hazırlamaya başlamanın anlamı yoktur. Uygunluk taramasının en çok zaman kazandıran aşama olmasının sebebi budur.

2. Çağrı metnini okumak

Çağrı metni sözleşmedir. İçinde şunları arayın:

• Uygun başvuru sahibi tanımı ve dışlama halleri
• Uygun ve uygun olmayan maliyet listeleri
• Destek oranı ve üst sınır
• Eş finansman oranı
• Puanlama tablosu (hangi başlık kaç puan)
• Proje süresi ve uygun harcama dönemi başlangıcı
• Başvuru kapanış tarihi ve saati

Puanlama tablosu genellikle metnin sonlarında bir ek olarak durur ve en çok atlanan bölümdür. Oysa projeyi hangi başlıklara göre yazacağınızı o tablo söyler.

3. Projeyi kurmak

İyi bir proje anlatımı şu sırayı izler: bugün ne sorun var, çözüm ne, hangi faaliyetlerle yapılacak, sonuç nasıl ölçülecek.

Sorun tanımı somut olmalı. "Rekabet gücümüzü artırmak istiyoruz" cümlesi puan getirmez. "Mevcut hatta parça başına işleme süresi 42 saniye, hedef pazarın beklediği teslim süresini bu hızla karşılayamıyoruz" cümlesi getirir.

Göstergeler sayılabilir olmalı. İstihdam artışı, kapasite artışı, ihracat tutarı, fire oranındaki düşüş. Her göstergenin başlangıç değeri ve hedef değeri yazılır.

Sürdürülebilirlik başlığı çoğu çağrıda ayrı puan taşır. Proje bittikten sonra yatırımın nasıl ayakta kalacağını anlatır.

4. Bütçe

Bütçe, projenin en çok soru alan bölümüdür. Üç kural işe yarar:

1. Her kalemin arkasında bir teklif ya da fiyat araştırması olsun. Karşılaştırmalı teklif isteyen programlarda teklifler alım tarihinden önce alınmış olmalıdır.
2. Yuvarlanmış rakam kullanmayın. 500.000 TL yerine teklifteki gerçek tutarı yazın.
3. Eş finansmanı nereden karşılayacağınızı baştan belirleyin. Hibe ödemeleri çoğunlukla harcama sonrası yapılır, yani nakdi önce siz çıkarırsınız.

5. Belgeler

Program değişse de çekirdek belge listesi benzerdir:

• Ticaret sicil kaydı ve faaliyet belgesi
• İmza sirküleri ve yetki belgeleri
• Son iki ya da üç yılın mali tabloları
• SGK ve vergi borcu durum yazıları
• Yatırım yerine ait tapu, kira sözleşmesi ya da tahsis belgesi
• Gerekiyorsa çevre izni, yapı ruhsatı, kapasite raporu
• Teklifler ve teknik şartnameler

Belge toplama süresi neredeyse her projede tahmin edilenden uzun sürer. Vergi ve SGK borcu yazılarının geçerlilik süresi kısadır; bunları en sona bırakın.

6. Sisteme giriş

Kurumlar başvuruları kendi sistemleri üzerinden alır. Ticaret Bakanlığı destekleri Destek Yönetim Sistemi üzerinden, KOSGEB destekleri kendi başvuru paneli üzerinden yürür. Her sistemde yetkilendirilmiş kullanıcı tanımı ve elektronik imza gerekir; bu tanımlamalar günler alabildiği için başvuru tarihinden önce hazır olmalıdır.

Kapanış saatinde sistem yoğunlaşır. Son güne bırakılan yüklemeler her dönem birkaç projeyi kapı dışında bırakır.

7. Değerlendirme

Değerlendirme genellikle üç aşamalıdır: biçimsel ön inceleme, teknik değerlendirme ve gerekirse yerinde ziyaret. Ön incelemede eksik belge nedeniyle elenen dosya sayısı, teknik değerlendirmede elenenden fazladır. Yani biçim, içerik kadar belirleyicidir.

Değerlendirme sırasında kurum ek bilgi isteyebilir. Bu talepler kısa sürelidir; gelen yazıya zamanında cevap vermemek dosyayı kapatabilir.

8. Sözleşme ve sonrası

Destek kararı çıktığında sözleşme imzalanır, gerekiyorsa teminat verilir. Sözleşmenin imzalandığı tarih çoğu programda uygun harcama döneminin de başlangıcıdır. Bu tarihten önce kesilen faturalar kapsam dışında kalır.

Sözleşmeden sonrası ayrı bir iştir: satın alma, ara raporlar, harcama belgeleri ve kapanış. Bu aşamayı proje yönetimi başlığı altında ayrıca anlattık.

Sık yapılan altı hata

1. Çağrı metnini okumadan geçen yılın dosyasını güncelleyip göndermek.
2. Puanlama tablosuna bakmadan proje yazmak.
3. Uygun olmayan maliyetleri bütçeye koymak (arsa alımı, mevcut borç ödemesi, ikinci el makine gibi kalemler çoğu programda kapsam dışıdır).
4. Eş finansman planını sonraya bırakmak.
5. Belge geçerlilik sürelerini kaçırmak.
6. Başvuruyu kapanış gününe bırakmak.

Nereden başlamalı

Elinizde bir yatırım planı varsa önce uygunluk taraması yaptırın. Hangi programlara girebildiğiniz bir sayfada çıkar ve hangisinin sizin için daha yüksek getiri sağladığı orada görünür. Devana'da bu ilk değerlendirme ücretsizdir.